Έργαλείο για τη βελτιστοποίηση των κρατήσεων των εστιατορίων δημιούργησε ένας καθηγητής του αμερικανικού πανεπιστημίου Cornell, χρησιμοποιώντας το πρόγραμμα Excel της Microsoft. Λεπτομερείς οδηγίες για τη χρήση του δίνονται στην ιστοσελίδα του πανεπιστημίου Cornell.
Ο καθηγητής Γκάρυ Τόμπσον (Gary Thompson) εξηγεί ότι για τη δημιουργία του εργαλείου χρησιμοποίησε το πρόσθετο solver του Excel, το οποίο επιτρέπει στους υπεύθυνους των εστιατορίων να διαχειρίζονται καλύτερα τις κρατήσεις που δέχονται και τα διαθέσιμα τραπέζια με βάση τις προβλέψεις για τη ζήτησή τους.
Στο πλαίσιο αυτού του υπολογισμού, ο υπεύθυνος χρειάζεται να εκτιμήσει το χρόνο που κάθε επισκέπτης θα καθήσει στο τραπέζι. Η διάρκεια παραμονής των πελατών στα τραπέζια είναι μία σημαντική παράμετρος καθώς με βάση αυτήν υπολογίζεται κάθε πόση ώρα το τραπέζι θα είναι διαθέσιμο κι έτσι θα είναι δυνατόν να γίνονται δεκτές κι άλλες κρατήσεις.
Η σωστή εκτίμηση του χρονικού διαστημάτος που κάθε τραπέζι εστιατορίου είναι κατειλλημένο και πότε μπορεί να είναι διαθέσιμο, μπορεί να αποφέρει μεγαλύτερα κέρδη στην επιχείρηση καθώς αυτή θα μπορεί να δεχθεί περισσότερες κρατήσεις. Αντιθέτως, μία λάθος εκτίμηση της, εν λόγω, παραμέτρου μπορεί να μειώσει την ποιότητα των παρεχόμενων υπηρεσιών και ως εκ τούτου μείωση των εσόδων καθώς δυσαρεστημένοι πελάτες θα περιμένουν για ώρες το τραπέζι τους να είναι διαθέσιμο.
Στο εγχειρίδιο “Οδηγίες για το εργαλείο βελτιστοποίησης των κρατήσεων των εστιατορίων”, ο καθηγητής Τόμπσον εξηγεί με λεπτομερώς και με παραδείγματα, πώς μπορούν οι επιχειρήσεις να χρησιμοποιούν το Excel αποτελεσματικά και μπορεί κανείς να το κατεβάσει δωρεάν.