Σε μια περίοδο όπου η ταχύτητα, η ενοποίηση δεδομένων, η αυτοματοποίηση και η αξιοποίηση της τεχνητής νοημοσύνης επαναπροσδιορίζουν τον τρόπο λειτουργίας των τουριστικών επιχειρήσεων, τα συστήματα γραφείου αποκτούν έναν πολύ πιο κρίσιμο ρόλο από εκείνον που είχαν στο παρελθόν. Από τη διαχείριση κρατήσεων και την οικονομική παρακολούθηση έως την ανάλυση δεδομένων, την προσωποποίηση υπηρεσιών και τη λήψη αποφάσεων, το back office μετατρέπεται σταδιακά σε κέντρο επιχειρησιακού ελέγχου.
Ο κ. Δημήτρης Γουγούλης, sales & marketing manager στην εταιρεία Metabyte Software μιλά στο tourismpress.gr για τον τρόπο που αλλάζουν οι ανάγκες των τουριστικών επιχειρήσεων το 2026, ποια είναι τα μεγαλύτερα λειτουργικά κενά που καλείται να καλύψει η τεχνολογία, ποιες διαδικασίες μπορούν ήδη να αυτοματοποιηθούν και πού παραμένει αναντικατάστατη η ανθρώπινη κρίση. Παράλληλα, αναδεικνύει τον ρόλο που μπορούν να διαδραματίσουν τα ενοποιημένα συστήματα ERP, CRM και οι έξυπνες διασυνδέσεις στην καθημερινή λειτουργία, την παραγωγικότητα και τη μελλοντική ανταγωνιστικότητα μιας σύγχρονης τουριστικής επιχείρησης.
Ποιος είναι ο στρατηγικός ρόλος των συστημάτων γραφείου στη σύγχρονη τουριστική επιχείρηση το 2026; Πώς έχει αλλάξει αυτός ο ρόλος τα τελευταία 3-5 χρόνια;
Τα συστήματα γραφείου, όπως τα ERP, τα CRM και γενικότερα τα πληροφοριακά συστήματα έχουν πλέον ένα κρίσιμο ρόλο στην σύγχρονη επιχείρηση. Δεν αποτελούν μόνο εργαλεία για τη διεκπεραίωση εργασιών της καθημερινότητας, αλλά είναι ουσιαστικοί ψηφιακοί σύμβουλοι για τη γενικότερη στρατηγική των εταιρειών, παρέχοντας κρίσιμα δεδομένα που συμβάλλουν στις αποφάσεις των διοικήσεων.
Ποιες είναι οι τρεις πιο σημαντικές λειτουργίες που απαιτούν σήμερα οι τουριστικές επιχειρήσεις από την τεχνολογία; Πώς έχουν αλλάξει αυτές οι προτεραιότητες τα τελευταία χρόνια;
Μία από τις πιο σημαντικές λειτουργίες που απαιτούν οι τουριστικές επιχειρήσεις είναι η ενοποίηση των πληροφοριακών συστημάτων, έτσι ώστε να υπάρχει κεντρική διαχείριση, αυτοματισμός και άμεσος έλεγχος διαδικασιών.
Η διασύνδεση με τρίτα εξωτερικά συστήματα, είτε αυτά είναι διαδικτυακοί τόποι, πλατφόρμες τουριστικών υπηρεσιών ή άλλα λογισμικών τρίτων κατασκευαστών είναι επίσης μία ακόμη σημαντική ζήτηση των επιχειρήσεων, ειδικά τα τελευταία χρόνια.
Οι τουριστικές επιχειρήσεις περιμένουν πλέον από τα πληροφοριακά συστήματα περισσότερη ανάλυση δεδομένων, ειδικά εργαλεία που να τους βοηθούν στις αποφάσεις τους και αυξημένη ταχύτητα σε όλα τα επίπεδα.
Όταν οι επιχειρήσεις δεν διαθέτουν ενοποιημένα πληροφοριακά συστήματα, χάνεται πολύτιμος χρόνος σε χειροκίνητες και χρονοβόρες διαδικασίες, οι οποίες χωρίς αυτοματισμούς αφήνουν πολλά περιθώρια για σφάλματα, τα οποία με τις σειρά τους απαιτούν επιπλέον ελέγχους και συνεχής ανθρώπινη παρέμβαση.
Ποιες τεχνολογικές λύσεις παρέχει η εταιρεία σας στις τουριστικές επιχειρήσεις και σε ποιούς τομείς;
Η ΜetaByte Software παρέχει ολοκληρωμένες λύσεις πληροφορικής στα Τουριστικά γραφεία, με τις οποίες οι επιχειρήσεις αυτές μπορούν να αυτοματοποιούν τις καθημερινές τους εργασίες, να σχεδιάζουν επόμενες ενέργειες και κατευθύνσεις αξιοποιώντας τα δεδομένα και επιπλέον να παρέχουν online υπηρεσίες προς όλους τους πελάτες τους, είτε αυτοί είναι λιανικής είτε εταιρείες, με απόλυτη ασφάλεια, ταχύτητα και αξιοπιστία.
Ποιες είναι οι ανάγκες που καλύπτουν τα συστήματά σας στην καθημερινή λειτουργία μιας τουριστικής επιχείρησης;
Τα ERP συστήματά μας καλύπτουν από τη διαχείριση κρατήσεων, την οικονομική παρακολούθηση, την τιμολόγηση και την λογιστική απεικόνιση, έως και την προώθηση των πωλήσεων μέσω αυτοματισμών και online εφαρμογών, καθώς κα διασυνδέσεων με τρίτα πληροφοριακά συστήματα. Όλα τα συστήματα ενοποιούνται μεταξύ τους και αξιοποιούν νέες τεχνολογίες και ευέλικτες τεχνικές διαχείρισης δεδομένων, παρέχοντας παράλληλα φιλικό περιβάλλον χειρισμού σε όλα τα επίπεδα.
Από την εμπειρία σας, πού χάνεται περισσότερος χρόνος στις καθημερινές λειτουργίες μιας τουριστικής επιχείρησης;
Όταν οι επιχειρήσεις δεν διαθέτουν ενοποιημένα πληροφοριακά συστήματα, χάνεται πολύτιμος χρόνος σε χειροκίνητες και χρονοβόρες διαδικασίες, οι οποίες χωρίς αυτοματισμούς αφήνουν πολλά περιθώρια για σφάλματα, τα οποία με τις σειρά τους απαιτούν επιπλέον ελέγχους και συνεχής ανθρώπινη παρέμβαση.
Επίσης, σε επίπεδο διαχείρισης κρατήσεων και επειδή η διαθεσιμότητα υπηρεσιών είναι εξαιρετικά κρίσιμη, ειδικά σε περιόδους υψηλής τουριστικής κίνησης, η μη ύπαρξη αυτοματισμών δημιουργεί καθυστερήσεις σε απαντήσεις, λάθη και σοβαρές πιθανότητες υπερκάλυψης (overbooking) με ανάλογες συνέπειες.
Πώς η αυτοματοποίηση που προσφέρετε μειώνει συγκεκριμένα αυτούς τους χρόνους; Μπορείτε να παρέχετε ποσοτικά παραδείγματα;
Ένα παράδειγμα που μπορεί να δείξει σημαντικές μειώσεις είναι όταν υπάρχουν ή δεν υπάρχουν αυτοματισμοί στη διαδικασία διαχείρισης κρατήσεων σε ένα τουριστικό γραφείο που διοργανώνει ομαδικές εκδρομές.
Στην περίπτωση που το γραφείο έχει διασυνδέσει το site του και τα social media που χρησιμοποιεί με Online συστήματα κρατήσεων τα οποία επικοινωνούν σε πρώτο χρόνο με το κεντρικό του ERP κα παρέχουν άμεση διαθεσιμότητα προς όλα τα κανάλια, οι πωλήσεις των εκδρομών του γίνονται όλο το 24ωρο και όλες τις ημέρες (εργάσιμες ή μη) σε μηδαμινό χρόνο και με απόλυτη εξασφάλιση ορθών διαδικασιών, και για τους τελικούς πελάτες και για την ίδια την επιχείρηση.
Αν ένα αντίστοιχο γραφείο δεν έχει αυτοματισμούς και όλα τα συστήματά του είναι ανεξάρτητα το ένα με το άλλο χωρίς διασύνδεση (πχ το site του έχει σύστημα κρατήσεων και το ERP του δεν επικοινωνεί με το site), ο χρόνος χειροκίνητου ελέγχου διαθεσιμότητας, χειροκίνητης κράτησης, επιβεβαιώσεων κρατήσεων από υπαλλήλους, ελέγχους οικονομικών οφειλών από το λογιστήριο και άλλων ενεργειών που απαιτούνται σε αυτές τις περιπτώσεις είναι εξαιρετικά μεγαλύτερος από τα ελάχιστα δευτερόλεπτα ή λεπτά που θα απαιτούνταν στην περίπτωση των ενοποιημένων συστημάτων.
Η ΤΝ μπορεί να προτείνει ενέργειες βασιζόμενη στις «ψυχρές» αναλύσεις δεδομένων, αλλά ο άνθρωπος είναι αυτός που θα αξιολογήσει όλα τα δεδομένα, όχι μόνο αυτά που του παρέχουν τα πληροφοριακά συστήματα και το ΑΙ, αλλά και αυτά που βασίζονται στο γενικότερο περιβάλλον, οικονομικό, κοινωνικό και πολιτικό.
Πώς υποστηρίζετε την εξατομίκευση στην εμπειρία του πελάτη;
Στα πληροφοριακά μας συστήματα οι επιχειρήσεις έχουν άμεση ενημέρωση για το ιστορικό του κάθε πελάτη, για τις τουριστικές υπηρεσίες που του έχουν προσφέρει, για τις προτιμήσεις του, για τη συχνότητα ταξιδιών του και γενικότερα έχουν όλα τα απαραίτητα δεδομένα για να τον αξιολογήσουν και να του προτείνουν πιο στοχευμένες και προσωποποιημένες υπηρεσίες.
Τι αλλάζει πραγματικά στην καθημερινή λειτουργία μιας επιχείρησης μετά την υιοθέτηση των συστημάτων σας;
Η οργάνωση όλων των καθημερινών διαδικασιών είναι μία πολύ βασική λειτουργία. Με φιλικό περιβάλλον εργασίας και με αυτοματισμούς αυτές οι διαδικασίες πραγματοποιούνται γρήγορα και ελέγχονται άμεσα από τους υπευθύνους, προλαβαίνοντας έτσι καταστάσεις που μπορούν να δημιουργήσουν θέματα. Οι κεντρικές βάσεις δεδομένων και οι διασυνδέσεις των συστημάτων απλοποιούν όλα τα στάδια εργασιών και σε όλα τα τμήματα (πωλήσεις, λογιστήριο, διοίκηση), ελαχιστοποιώντας λάθη ή παραλείψεις.
Πώς βλέπετε την εξέλιξη των συστημάτων γραφείου τα επόμενα 2-3 χρόνια;
Από βασικά εργαλεία καταχώρησης δεδομένων, τα συστήματα γραφεία ήδη έχουν πιο σύνθετο και κρίσιμο ρόλο στις σύγχρονες επιχειρήσεις, αποτελώντας ουσιαστικό σύμβουλο στις αποφάσεις και στο σχεδιασμό της περαιτέρω ανάπτυξής τους. Και σε 2-3 χρόνια αυτός ο ρόλος θα ενδυναμωθεί περισσότερο με τη χρήση των νέων τεχνολογιών που αναπτύσσονται και εξελίσσονται συνεχώς.
Ποιες εργασίες μπορούν πλέον να αυτοματοποιηθούν πλήρως και ποιες απαιτούν ακόμα ανθρώπινη παρέμβαση;
Οι Online υπηρεσίες κρατήσεων, διαχείρισης διαθεσιμότητας σε πραγματικό χρόνο και πληρωμές τουριστικών υπηρεσιών είναι κάποιες από τις εργασίες που ήδη γίνονται με αυτόματο τρόπο και δεν απαιτούν ανθρώπινη παρέμβαση, εφόσον βέβαια οι επιχειρήσεις έχουν εγκαταστημένα και διασυνδεμένα ανάλογα πληροφοριακά συστήματα. Αυτοματισμοί μπορούν να χρησιμοποιηθούν επίσης στην προώθηση προϊόντων και υπηρεσιών, γενικότερα στη βασική πληροφόρηση των πελατών.
Η διαχείριση παραπόνων και εκτάκτων περιστατικών θα απαιτούν όμως ακόμη ανθρώπινη παρέμβαση, όπως επίσης και ο γενικότερος σχεδιασμός της επιχείρησης, η λήψη αποφάσεων και η στόχευση αγορών.
Ποιος είναι ο ρόλος του AI στα συστήματα γραφείου και πώς εξελίσσεται;
Η Τεχνητή Νοημοσύνη (ΤΝ / ΑΙ ) δεν είναι ένα προϊόν συγγραφέων επιστημονικής φαντασίας, αλλά είναι εδώ, στο παρόν μας και βρίσκεται ήδη σε ένα πρώτο στάδιο χρήσης από αρκετές επιχειρήσεις, αλλά όχι ακόμη από όλες. Η εξέλιξή της είναι βέβαιη και η χρήση από όλες τις επιχειρήσεις αποτελεί πλέον μονόδρομο. Στα συστήματα γραφείου η ΤΝ ήδη παρέχει καθοριστικές λύσεις, τόσο στην ανάλυση δεδομένων όσο και στη πρόβλεψη, με παροχή προτεινόμενων ενεργειών και κατευθύνσεων. Mε την περαιτέρω ανάπτυξή της, η ΤΝ θα πάρει ακόμη πιο ενεργό ρόλο στους επιχειρησιακούς σχεδιασμούς και στην στρατηγική πορεία των εταιρειών.
Ποια πιστεύετε ότι είναι τα όρια του AI στη λήψη αποφάσεων για τουριστικές επιχειρήσεις; Πού χρειάζεται ακόμα η ανθρώπινη κρίση;
Η ΤΝ μπορεί να προτείνει ενέργειες βασιζόμενη στις «ψυχρές» αναλύσεις δεδομένων, αλλά ο άνθρωπος είναι αυτός που θα αξιολογήσει όλα τα δεδομένα, όχι μόνο αυτά που του παρέχουν τα πληροφοριακά συστήματα και το ΑΙ, αλλά και αυτά που βασίζονται στο γενικότερο περιβάλλον, οικονομικό, κοινωνικό και πολιτικό.